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Was spart KI wirklich? Die Rechnung pro Vorgang

Mit Bearbeitungszeit, Nacharbeit und Betriebskosten lässt sich ein KI-Pilot bewerten. Eine Beispielrechnung zeigt, wann sich der Aufwand rechnet.

Kevin Köhler neben einer gelben Stoppuhr und einem Taschenrechner

200 Anrufe am Tag, fünf Minuten weniger Planung pro Anruf. Daulto musste früher für viele Wärmepumpentermine die Route von Hand in Google Maps zusammenstellen. Heute schlägt die Lösung direkt im CRM eine Route vor. Geschäftsführer David Selle berichtet von rund 12.000 Euro monatlicher Kostenersparnis. Die Fallzahl und der bisherige Planungsaufwand machen nachvollziehbar, wo der Nutzen entsteht. Daulto-Fallstudie

In einer im Oktober 2026 aktualisierten Befragung unter knapp 9.000 Führungskräften aus sieben Ländern gaben 78 Prozent der befragten Unternehmen an, KI einzusetzen. Die Befragung liefert einen Überblick über die Verbreitung. Für einen eigenen Business Case braucht es Messwerte aus dem Prozess, den das Team verändern will. NBER, Firm Data on AI

Einen Vorgang von Anfang bis Ende messen

Ein guter Startpunkt ist eine klar abgegrenzte Aufgabe wie „Servicetermin vom Anruf bis zur bestätigten Route planen“. Haltet fest, wann die Bearbeitung beginnt und wann der Fall fertig ist. Zählt die aktive Zeit für Eingabe, Prüfung und Korrektur. Erfasst die Durchlaufzeit separat, damit Wartezeiten sichtbar bleiben.

Sammelt zuerst eine Stichprobe des bisherigen Ablaufs. Wählt Fälle aus unterschiedlichen Wochen und Teams, darunter fehlende Adressen, Umplanungen und Fälle mit knappen Zeitfenstern. Lasst Fachkräfte vorab festlegen, wann ein Ergebnis als korrekt gilt. Im Piloten gelten dieselben Kriterien. Wenn eine vorgeschlagene Route wegen eines falschen Zeitfensters noch einmal geplant werden muss, geht diese Arbeit in die Messung ein.

Stoppuhr, Kostenbeleg und Taschenrechner zeigen die Schritte von gemessener Zeit über die Kosten zum Nutzen.

Eine Beispielrechnung mit allen Kosten

Angenommen, ein Team bearbeitet monatlich 200 Fälle. Heute kostet ein Fall im Mittel zwölf Minuten aktive Arbeitszeit. Im Pilotablauf sind es sieben Minuten, einschließlich fachlicher Prüfung und Korrektur. Die Stundenkosten betragen 45 Euro.

  • Bei 200 Fällen und fünf Minuten Ersparnis pro Fall gewinnt das Team 1.000 Minuten im Monat.
  • Bei 45 Euro pro Stunde entspricht diese Zeit 750 Euro.
  • 300 Euro für Betrieb und Betreuung plus 0,25 Euro je Fall ergeben 350 Euro laufende Kosten.
  • Rechnerisch bleiben 400 Euro pro Monat. Einmalige Einführungskosten von 2.400 Euro wären unter diesen Annahmen nach sechs Monaten gedeckt.

Die 400 Euro sind ein bewerteter Kapazitätsgewinn. Welche Ausgaben tatsächlich sinken, hängt davon ab, ob zum Beispiel weniger Überstunden oder externe Unterstützung anfallen. Wenn das Team mit der freien Zeit mehr Aufträge abwickelt, lässt sich der Nutzen am zusätzlichen Deckungsbeitrag messen. Besprecht vor dem Pilot, welcher dieser Effekte bei euch zu erwarten ist.

Wann ein Pilot genug zeigt

Legt vorab eine Mindestqualität fest, etwa dass bestätigte Termine weiterhin alle Zeitfenster einhalten. Messt neben dem Mittelwert auch die langen Fälle. Sie fallen im Durchschnitt leicht unter den Tisch und bestimmen oft, wie viel Arbeit im Tagesgeschäft übrig bleibt.

Rechnet zum Schluss mit einem schwachen und einem starken Monat. Bei 100 Fällen im Rechenbeispiel bleiben 50 Euro pro Monat übrig, weil der feste Betriebsaufwand bestehen bleibt. Wie oft kommt der Vorgang wirklich vor? Wie viel Arbeit bleibt nach der Prüfung? Wofür wird die gewonnene Kapazität eingesetzt? Die Antworten entscheiden mit darüber, ob ihr den Pilot ausweitet.

Im Seminar KI-Strategie Kompakt könnt ihr so eine Rechnung für einen eigenen Anwendungsfall aufsetzen und mit Alternativen vergleichen.

Quellen